Allmählich beginnt die Urlaubszeit: Zeit, um den grauen Arbeitsalltag einmal hinter sich zu lassen und nicht an Meetings, Termine und Unmengen von E-Mails zu denken.
Damit man sich entspannt zurücklehnen kann und sich im Urlaub keine Gedanken über eingehende E-Mails machen muss besteht bei E-Mail-Postfächern die Möglichkeit, eine automatische Antwort (Autoresponder) einzurichten. So werden die Absender eintreffender Nachrichten über die Abwesenheit informiert und wissen, dass momentan keine Antwort zu erwarten ist.
Wie kann das eingerichtet werden?
Wie ein Autoresponder eingerichtet werden kann, hängt von der Art des Postfachs ab:
Es wird zwischen “normalen” POP3/IMAP Postfächern und ManagedExchange Postfächern unterschieden.
Ob ein POP3/IMAP Postfach oder ein ManagedExchangepostfach genutzt wird, kann ganz einfach im Kundenmenü überprüft werden:
Unter dem Menüpunkt “E-Mailadressen / ManagedExchange” werden alle Postfächer des Accounts angezeigt. Dabei wird aufgeführt, welche Leistungen der E-Mailadresse zugewiesen sind.
Handelt es sich um ein POP3/IMAP Postfach, ist ein Haken bei “POSTFACH” gesetzt. Für ManagedExchange Postfächer ist das Symbol unter “MANAGEDEXCHANGE” rot gefärbt:
Übersicht E-Mail Postfächer
POP3/IMAP Postfächer
Ein Autoresponder für POP3/IMAP Postfächer kann im Kundenmenü unter “E-Mailadressen / ManagedExchange” eingerichtet werden:
Über “editieren” rechts neben dem Postfach öffnen sich die Einstellungen der E-Mailadresse.
Hier steht nun die Option “…automatisch beantwortet werden” zur Verfügung. Wird diese angehakt, kann der Autoresponder gesetzt werden:
Autoresponder einrichten
Was die einzelnen Felder bedeuten:
Betreff-Zusatz:
Erhält der Absender den Autoresponder, wird dies im Betreff kenntlich gemacht. Standardmäßig vorausgefüllt ist beim Betreff-Zusatz
Re: (Autoresponder)
Das wird in der automatischen Antwort-Mail vor den eigentlichen Betreff gesetzt. Schickt der Absender also z.B. eine E-Mail mit dem Betreff “Ihre Rechnung 12345″, erhält er den Autoresponder mit dem Betreff
Re: (Autoresponder) Ihre Rechnung 12345
Optional kann natürlich auch ein anderer Betreff-Zusatz wie z.B. “Re: (Out of Office)” oder etwas ganz anderes verwendet werden.
Nachricht:
Nun kann der Text eingegeben werden, der an die Absender verschickt wird. Wie dieser aussehen soll, ist natürlich jedem selbst überlassen.
Eine freundliche Anrede, ein kurzer Einstiegssatz, eine Information über die Abwesenheit und eventuell ein Hinweis auf Vertretung sowie Grüße und Signatur wären ein grober Standard-Aufbau für einen Autoresponder.
Aktiv, Startdatum, Enddatum:
Der Autoresponder ist standardmäßig aktiv und kann nun noch mit ein Start- und Enddatum versehen werden. Man kann ihn so also gut vorbereiten und muss nicht am letzten Tag vor dem Urlaub daran denken, den Autoresponder einzurichten.
Nach Ablauf:
Nun steht noch zur Wahl, ob der Autoresponder nach dem Erreichen des Enddatums gelöscht oder nur deaktiviert werden soll. Ihn nur zu deaktivieren macht Sinn, wenn man den gleichen Text auch künftig wieder verwenden und dann nur noch das Datum anpassen will.
Über den Button “Alle Änderungen übernehmen” wird der Autoresponder gespeichert.
Tipp:
Wer sein Kundenmenüpasswort nicht zur Hand hat, kann sich auch über den folgenden Link mit der E-Mailadresse und dem zugehörigen Kennwort einloggen und dort den Autoresponder setzen:
Über dieses Menü können das E-Mailpasswort geändert, der Autoresponder gesetzt und die MailfilterEASY Einstellungen geändert werden.
Postfach konfigurieren
Zusätzliche Weiterleitung an eine Vertretung
Steht während des Urlaubs eine Vertretung zur Verfügung, die die E-Mails zwischenzeitlich erhalten soll, kann im Kundenmenü zusätzlich zu dem Autoresponder auch eine Weiterleitung gesetzt werden.
Dafür kann ein Haken bei der Option “…weitergeleitet werden” gesetzt werden.
Weiterleitung und Autoresponder
Die Weiterleitung wird nicht zeitlich mit dem Autoresponder gesteuert und wird aktiv, sobald sie gesetzt wird bis zu dem Zeitpunkt, zu dem sie wieder entfernt wird.
ManagedExchange
Für ManagedExchange Postfächer wird der Autoresponder nicht im Kundenmenü, sondern im E-Mail-Programm gesetzt.
Wichtig: Der Autoresponder funktioniert auch dann, wenn das E-Mailprogramm geschlossen ist / der Rechner heruntergefahren wurde, da er zum Server synchronisiert wird.
Wo genau die Möglichkeit zur Erstellung eines Autoresponders zu finden ist, ist von dem jeweiligen E-Mailprogramm abhängig.
Unsere Kundenservice steht dabei für Fragen natürlich immer gerne zur Verfügung.
Z.B. In Outlook (ab Version 2010) kann die Abwesenheitsnotiz unter der Registerkarte “Datei” bei “Automatische Antworten” erstellt werden.
Outlook “Automatische Antworten”
Natürlich kann der Autoresponder für ManagedExchange Postfächer aber auch ohne E-Mailprogramm werden. Dies ist über Outlook Web App möglich:
Hier ist die Option “Automatische Antworten festlegen” rechts oben über einen Klick auf das Zahnrad zu finden:
OWA “Automatische Antworten”
Der Autoresponder bei ManagedExchange Postfächern bietet die Möglichkeit, innerhalb der Organisation und außerhalb der Organistation zu unterscheiden. Man kann also Absendern der gleichen Organisation einen anderen Text zukommen lassen als allen anderen.
OWA – Autoresponder erstellen
Wird der Autoresponder gespeichert, wird er ab dem angegebenen Startdatum aktiv.
Und dann steht dem Urlaub nichts mehr im Wege! 